Los manuales de procedimientos.

Servicio de Alojamiento II

Administración de Empresas Turísticas

Unidad 3. Los manuales de procedimientos

Actividad 1. Alcance de los manuales

Tutor: Juan Carlos Jiménez Maya.

Grupo: AET-ASA2-1702-B1-002

Alumno: Marco Antonio Aguilar Pérez.

Matricula Estudiante: ES1521211313

Fecha entrega: 05-09-2017

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Manual de procedimientos

IMPORTANCIA

El manual de procedimientos dentro de las organizaciones es un instrumento administrativo que apoya las actividades cotidianas de las diferentes áreas de una empresa.

La importancia de los manuales de procedimientos dentro de las instituciones marca el plan de acciones de como las operaciones deben seguir sus procedimientos y llevar a cabo las funciones generales de la empresa.

Al contar con un manual pueden hacerse los seguimientos adecuados, llevar una secuencia de las actividades anteriores programadas en orden lógico y en un tiempo definido.

ELEMENTOS

El diseño de un manual depende de la magnitud y las actividades de una organización, de las necesidades, de las acciones y diligencias que se desarrollan.

Algunos de los elementos que componen un manual podrían ser:

·         Identificación de la empresa

Aquí de presentan los datos de la organización donde se implementara el manual, debe incluir el logo oficial, nombre, denominación y extensión, lugar y fecha de elaboración.

·         Introducción

Es un breve resumen de todo el contenido del documento, sus objetivos, las áreas de aplicación, así como sus importancia y actualización.

·         Los objetivo

La descripción de lo que se pretende cumplir con el manual

·         Las áreas de aplicación

Se especifica las áreas que se pretenden cumplir, actualizar, renovar, con los procedimientos.

·         Las políticas

Son los lineamientos generales de acción para las áreas que participan en los procedimientos, tales como la planeación, comunicación, control y desarrollo de su capital humano.

·         Descripción de las operaciones

La descripción debe ser una lista ordenada y progresiva de las operaciones que se llevaran a cabo en la realización de las tareas, trámites o servicios.

·         Formatos

Los formatos contienen datos fijos y espacios en blanco, el cual debe ser llenado con información variable, que se utiliza en los procedimientos de una organización, puede constar de uno o varias copias que pueden tener distintos destinos o usos.

·         Diagramas de flujo

El diagrama de flujo es una herramienta fundamental para la elaboración de dicho manual, ya que a través de su diseño podemos ver gráficamente y en forma consecutiva el desarrollo de una actividad determinada.

·         Estudio preliminar de las áreas

Es la realización de un análisis o estudio que se debe realizar con anterioridad sobre un área que ha manifestado problemas de avance, es necesario realizar un estudio para poder detectar cual es el problema a enfrentar.

·         Análisis de la información

El análisis de la información es un área muy importante dentro de un procedimiento, ya que consiste en analizar, estudiar cada uno de los elementos de información o grupos de datos que se integraron durante la recolección de la información, esto con el propósito de reflejar la realidad que viven las operaciones en ese momento.

ÁREAS DE BENEFICIO COMÚN

Al contar con un manual de procedimientos, independientemente del tamaño de una organización es de gran importancia, porque cubre una necesidad; la necesidad de mejorar sus áreas para un mejor servicio.

Es muy recomendable entregar un juego del manual a cada una de los direcciones, informando a la totalidad de los trabajadores sobre la existencia de este documento, así como los fines por el cual es importante considerarlo en su diario laboral.

En cuanto a la importancia del las diferentes áreas, el organigrama general se beneficia al contar con un manual debidamente estructurado y especializado en cada uno de sus departamentos, además se requiere del apoyo de otras herramientas, como los manuales de las diferentes ramas debidamente actualizados y la carta de distribución del trabajo, para explicar exhaustivamente actividades y funciones. 

Entre sus beneficios y limitaciones podemos encontrar: 

Beneficios

• Proporcionan una imagen formal de la organización.
• Constituyen una fuente consulta oficial.
• Facilitan el análisis general de la estructura.
• Presentan los niveles jerárquicos, los órganos o unidades, los puestos y canales de comunicación formal y los niveles.

Limitaciones

• No detallan actividades.
• No representan el flujo y carga de trabajo.
• No muestran las relaciones de comunicación informal.

Bibliografía

Lourdes Munch, J. O. (2014). Organización, Diseño de estructuras organizacionales de alto rendimiento. CDMX: Trillas.

México, U. A. (2017). Servicios de alojamientoII. Contenido Nuclear, UnADM, División de Ciencias Sociales y Administrativas., CDMX.