Servicio de Alojamiento II
Administración de Empresas Turísticas
Unidad 3. Los manuales de procedimientos
Actividad
1. Alcance de los manuales
Tutor: Juan Carlos Jiménez Maya.
Grupo: AET-ASA2-1702-B1-002
Alumno: Marco Antonio Aguilar Pérez.
Matricula Estudiante: ES1521211313
Fecha entrega: 05-09-2017
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Manual de procedimientos
IMPORTANCIA
El manual de procedimientos
dentro de las organizaciones es un instrumento administrativo que apoya las
actividades cotidianas de las diferentes áreas de una empresa.
La importancia de los
manuales de procedimientos dentro de las instituciones marca el plan de
acciones de como las operaciones deben seguir sus procedimientos y llevar a
cabo las funciones generales de la empresa.
Al contar con un manual
pueden hacerse los seguimientos adecuados, llevar una secuencia de las
actividades anteriores programadas en orden lógico y en un tiempo definido.
ELEMENTOS
El diseño de un manual
depende de la magnitud y las actividades de una organización, de las
necesidades, de las acciones y diligencias que se desarrollan.
Algunos de los elementos que
componen un manual podrían ser:
·
Identificación de la empresa
Aquí
de presentan los datos de la organización donde se implementara el manual, debe
incluir el logo oficial, nombre, denominación y extensión, lugar y fecha de elaboración.
·
Introducción
Es
un breve resumen de todo el contenido del documento, sus objetivos, las áreas de
aplicación, así como sus importancia y actualización.
·
Los objetivo
La descripción
de lo que se pretende cumplir con el manual
·
Las áreas de aplicación
Se especifica
las áreas que se pretenden cumplir, actualizar, renovar, con los procedimientos.
·
Las políticas
Son
los lineamientos generales de acción para las áreas que participan en los
procedimientos, tales como la planeación, comunicación, control y desarrollo de
su capital humano.
·
Descripción de las operaciones
La descripción
debe ser una lista ordenada y progresiva de las operaciones que se llevaran a
cabo en la realización de las tareas, trámites o servicios.
·
Formatos
Los
formatos contienen datos fijos y espacios en blanco, el cual debe ser llenado
con información variable, que se utiliza en los procedimientos de una organización,
puede constar de uno o varias copias que pueden tener distintos destinos o
usos.
·
Diagramas de flujo
El
diagrama de flujo es una herramienta fundamental para la elaboración de dicho
manual, ya que a través de su diseño podemos ver gráficamente y en forma
consecutiva el desarrollo de una actividad determinada.
·
Estudio preliminar de las áreas
Es
la realización de un análisis o estudio que se debe realizar con anterioridad sobre
un área que ha manifestado problemas de avance, es necesario realizar un
estudio para poder detectar cual es el problema a enfrentar.
·
Análisis de la información
El análisis
de la información es un área muy importante dentro de un procedimiento, ya que
consiste en analizar, estudiar cada uno de los elementos de información o
grupos de datos que se integraron durante la recolección de la información,
esto con el propósito de reflejar la realidad que viven las operaciones en ese
momento.
ÁREAS DE BENEFICIO COMÚN
Al
contar con un manual de procedimientos, independientemente del tamaño de una organización
es de gran importancia, porque cubre una necesidad; la necesidad de mejorar
sus áreas para un mejor servicio.
Es
muy recomendable entregar un juego del manual a cada una de los direcciones,
informando a la totalidad de los trabajadores sobre la existencia de este
documento, así como los fines por el cual es importante considerarlo en su diario
laboral.
En cuanto a la importancia del las diferentes áreas, el organigrama general se beneficia al contar con un manual debidamente estructurado y especializado en cada uno de sus departamentos, además se requiere del apoyo de otras herramientas, como los manuales de las diferentes ramas debidamente actualizados y la carta de distribución del trabajo, para explicar exhaustivamente actividades y funciones.
Entre sus beneficios y limitaciones podemos encontrar:
Beneficios
En cuanto a la importancia del las diferentes áreas, el organigrama general se beneficia al contar con un manual debidamente estructurado y especializado en cada uno de sus departamentos, además se requiere del apoyo de otras herramientas, como los manuales de las diferentes ramas debidamente actualizados y la carta de distribución del trabajo, para explicar exhaustivamente actividades y funciones.
Entre sus beneficios y limitaciones podemos encontrar:
Beneficios
- Proporcionan una imagen formal de la organización.
- Constituyen una fuente consulta oficial.
- Facilitan el análisis general de la estructura.
- Presentan los niveles jerárquicos, los órganos o unidades, los puestos y canales de comunicación formal y los niveles.
Limitaciones
- No detallan actividades.
- No representan el flujo y carga de trabajo.
- No muestran las relaciones de comunicación informal.
